Visselblåsarpolicy
Syfte och omfattning
Med hjälp av AAE:s visselblåsarpolicy vill vi skydda och uppmuntra anställda eller andra intressenter att rapportera om eventuella missförhållanden, oegentligheter eller olaglig verksamhet inom organisationen, utan rädsla för repressalier.
Policyn stöds av våra värderingar öppenhet, ansvar och engagemang och främjar en sund transparent företagskultur samt förebygger korruption och oegentligheter.
Vem kan vara visselblåsare?
En visselblåsare kan vara en anställd, tidigare anställd, praktikant, leverantör, kund eller annan intressent till AAE.
Intern och extern visselblåsning
Vid intern visselblåsning lyfter visselblåsaren upp ett olämpligt beteende eller aktiviteter med någon inom organisationen. Vid extern visselblåsning lyfter visselblåsaren upp ett olämpligt beteende eller aktiviteter inom organisationen med en behörig myndighet.
Vad ska rapporteras via visselblåsning?
Via visselblåsning kan misstänkta överträdelser eller tjänstefel som bryter mot lagen, rapporteras.
Ett personligt missnöje eller klagomål är inte ett visselblåsningsärende och ska tas upp med förman eller HR-avdelning i vanlig ordning.
Rapporteringsprocessen
Vi vill ha en företagskultur där anställda öppet kan rapportera om iakttagelser och händelser som kan utgöra problem för företaget, till förmän och ledningen. Känner man sig ändå obekväm att rapportera direkt till någon inom organisationen, till exempel på grund av rädsla för påföljder, har vi en skild rapporteringsprocess där den rapporterades identitet skyddas enligt ovanstående visselblåsarlag.
Rapportering med skyddad identitet
Inom AAE fungerar CFO Örjan Räikkönen och HR- och Kommunikationskoordinator Stina Åvist som ansvariga handläggare av inkomna rapporter. Endast de har rätt att handlägga rapporter och är, i de fall de känner till vem som skickat rapporten, skyldiga att hemlighålla visselblåsarens identitet. Vi säkerställer fullt skydd vid rapportering enligt gällande lagar, regler och förordningar. Vi förbinder oss att inte vidta några motåtgärder mot någon som har rapporterat.
Visselblåsningen kan också lämnas in via en ”mellanhand” som då är skyldig att utan dröjsmål vidarebefordra rapporten till de ansvariga handläggarna, se ovan. Personen som fungerar som mellanhand omfattas också av tystnadsplikten och får inte röja visselblåsarens identitet utan samtycke.
Rapporteringen bör göras i god tro och innehålla en beskrivning av så mycket detaljer som möjligt av det påstådda beteendet, individer som är involverade, samt grunden och möjliga bevis man har för påståendet. Om det är möjligt ska bevisdokument och dokument som stödjer påståendet även skickas in. En anmälan behandlas alltid konfidentiellt.
Rapporteringskanaler
e-post: whistleblow@amada-automation.eu (mottagare Örjan Räikkönen och Stina Åvist)
Telefon: Örjan Räikkönen 050 3798 296, Stina Åvist 040 0279 352
Adress: AMADA AUTOMATION EUROPE, Stina Åvist, Svartnäshagavägen 7, 68910 Bennäs
Utredningsprocessen
En bekräftelse på att rapporten mottagits ges inom 7 dagar. Handläggarna vidtar behövliga åtgärder för att utreda rapportens riktighet och för att vid behov ingripa vid en överträdelse. Inkomna ärenden tas vid behov vidare till företagets ledning. Gäller rapporten någon i ledningen lyfts ärendet upp till styrelsen eller ägarna.
Inom tre månader efter bekräftelsen skickats ska den rapporterande personen meddelas om vilka åtgärder som vidtagits på basis av rapporten. Rapporten sparas 12 månader efter att personen fått meddelande om vidtagna åtgärder.
Den rapporterade personen kan ta kontakt med en behörig myndighet (extern visselblåsning) om hen har grundad anledning att tro att
- en intern rapport inte har lett till att åtgärder enligt den tidsfrist som angetts ovan
- det inte är möjligt att effektivt ingripa i överträdelsen på basis av en intern rapport, eller att
- hen riskerar att utsättas för repressalier på grund av rapporten.
Kommunikation
Denna policy finns tillgänglig på företagets hemsida och i företagets interna dokumenthanterings-system. Alla chefer, förmän och anställda informeras om policyn och rutinerna kring företagets interna rapporteringskanal. Visselblåsarpolicyn tas med i introduktionen av nyanställda.